Qualitätsmanagement

Um die Qualität unserer Dienstleistungen nachhaltig zu sichern, setzen wir auf bewährte Instrumente des Qualitätsmanagements. Diese Instrumente gewährleisten eine reibungslose Projektabwicklung und höchste Kundenzufriedenheit.

Wir weisen jedem Kundenprojekt eine individuelle Jobnummer zu, die sowohl zur Identifikation als auch zur Abrechnung des Projekts dient. Die Struktur der Jobnummer umfasst eine Kennzahl für den Kunden und eine spezifische Kennzahl für das Projekt (z. B. 20102501).

Alle Dokumente und Dateien werden nach einem einheitlichen Standard systematisch abgelegt und archiviert. Angebote und Rechnungen erhalten automatisch generierte Nummern aus unserem Buchhaltungssystem (z. B. Rechnung_Nr_Bezeichnung). Andere Dokumente werden mit der Jobnummer versehen, etwa Konzept_Projekt-Nr_Datum (Datum im internationalen Format YYMMDD).

Für jedes Projekt erstellen wir ein schriftliches Angebot. Nach der schriftlichen Auftragserteilung bestätigen wir den Auftragseingang ebenfalls schriftlich, um Transparenz und Verbindlichkeit zu gewährleisten.

Zu Beginn jedes Projekts findet ein Kick-Off-Meeting statt, an dem alle relevanten Teammitglieder teilnehmen. Nach Projektabschluss führen wir ein Post-Project-Review durch, um Erfahrungen auszutauschen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Der Projektleiter wird vom verantwortlichen Kundenansprechpartner gebrieft. Alle Vereinbarungen werden in einem schriftlichen Protokoll festgehalten. Bei umfangreichen Projekten erstellen wir ein Pflichtenheft, das unsere Aufgaben und erforderlichen Prozesse klar definiert.

Alle erstellten Texte, Dokumente und Produkte durchlaufen eine sorgfältige Prüfung durch einen zweiten Mitarbeiter, bevor sie an den Kunden übergeben werden. Dieses Prinzip gilt für sämtliche Inhalte, einschließlich Texte, Bilder, Anwendungen und Quellcodes.

Zu jedem Meeting, sowohl intern als auch extern, erstellen wir eine Agenda, die mit allen Beteiligten abgestimmt wird. Die Ergebnisse der Meetings werden in einem Protokoll dokumentiert, das nach Genehmigung durch den Kunden bindend ist.

In regelmäßigen Abständen erstellen wir Statuslisten, die den aktuellen Projektstatus und alle Teilprojekte erfassen. Diese Listen helfen, neue Aufgaben zu definieren und dienen als Grundlage für Status- und Redaktions-Meetings.

Wir geben unseren Kunden stets zeitnah Feedback zu mündlichen und schriftlichen Anfragen, um die Kommunikation offen und konstruktiv zu gestalten.

Für größere Projekte erstellen wir einen detaillierten Zeitplan, der gemeinsam mit dem Kunden abgestimmt wird. Bei Abweichungen vom Zeitplan kommunizieren wir die Gründe und setzen neue Zielvorgaben in Abstimmung mit dem Kunden fest.

Der Projektleiter überwacht das Budget und erfasst die Arbeitszeiten der Mitarbeiter monatlich anhand der Jobnummern. Diese Erfassung ermöglicht den Abgleich von Soll- und Ist-Zeiten und bildet die Grundlage für eventuelle Budgetanpassungen. Wir informieren unsere Kunden frühzeitig, wenn abzusehen ist, dass das Budget für Einzelprojekte überschritten wird.

Zur Organisation unserer Projekte und Aufgaben verwenden wir ein auf Redmine basierendes Ticketsystem. Durch verschiedene Plugins haben wir das System erweitert, um Projektmanagement-Aufgaben abzubilden. Auf Wunsch können wir unsere Kunden in das Ticketsystem einbinden oder eine separate Installation inklusive unserer Erweiterungen bereitstellen.