10 Tipps für einen gelungenen Agenturwechsel

Die neue Website ist online, aber die bisherige Agentur oder der Freelancer waren nicht so zuverlässig und kompetent wie erhofft? Jetzt kommt es auf eine gute Übergabe an, damit der neue Dienstleister/Agentur direkt loslegen kann. 

Das könnte ein Problem sein, welches größere Ausmaße annehmen kann, aber nicht muss. Klar ist, ohne Zugangsdaten kann der Code nicht gelesen, modifiziert oder gelöscht werden. So müssen alle relevanten Zugangsdaten für die neue Agentur ausgehändigt werden, dazu gehören z.B.: 

- Backend Zugang (Admin User) 
- SFTP / SSH
- Datenbank
- Schnittstellen
- GIT
- Hoster, Domainanbieter, etc.

Achten Sie darauf, dass der Austausch der Zugangsdaten verschlüsselt geschieht. 

Die erwünschten Funktionen in Ihrem Projekt/Webseite sind Ihnen schon seit langer Zeit bekannt, der neuen Agentur jedoch noch gar nicht. Gegebenenfalls gibt es unscheinbare Funktionen, die auf den ersten Blick nicht erkennbar sind. Es ist wichtig, eine schriftliche Auflistung der Funktionen oder des erwünschten Verhaltens festzuhalten. Das kann z.B. in einem Pflichten- oder Lastenheft dokumentiert werden. Alternativ kann dieses Wissen auch in einem gemeinsamen Termin durchgegangen und vertieft werden.

Kann/soll das Web Hosting da bleiben, wo es ist? Oder liegt es eventuell auf einem Server der alten Agentur und muss umgezogen werden? Welche Domains / Subdomains gibt es und welche Funktionen haben diese? Müssen unter Umständen auch E-Mail Postfächer umgezogen werden? 

Auf beiden Seiten sollten die Ansprechpartner und Zuständigkeiten im Projekt klar sein, mit allen Kontaktmöglichkeiten: Telefon, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls auch Ticketsystem Zugang. 

Ist das Projekt fertig, halbfertig, oder oder... Sie selbst können das am besten einschätzten. Es kann aber natürlich sein, dass es Funktionen im Backend gibt, die als "fertig" kommuniziert wurden, tatsächlich jedoch noch fehlen. Das kann nach einer Sichtung des Projektes durch die neue Agentur besser eingeschätzt werden. 

Machen Sie eine Liste mit To-dos, Erwartungen und Budget, gehen Sie diese mit der neuen Agentur durch. Ob 10 Stunden zur Verfügung stehen oder 100 Stunden, um ein Modul fertig zu stellen ist ein großer Unterschied. Eine Lösung mit kleinem und großem Budget ist möglich. Das sollte gemeinsam abgewogen werden mit den dazugehörigen Vor- und Nachteilen, denn die Entscheidung wird sich am Ende in der Qualität des Codes wiederfinden lassen.

Zu einem Stichtag sollen alle Zugangsdaten geändert werden (SFTP / SSH, Datenbank, Schnittstellen, GIT, etc.). Der Sinn dahinter ist, dass die alte Agentur oder der Freelancer den Code nicht mehr ändern oder löschen können (mutwillig oder unabsichtlich). Damit verhindert man auch, dass wohlmöglich geleakte Zugangsdaten noch einen Schaden verursachen können. Ab dem Zeitpunkt des Cuts, liegt die Verantwortung des Projekts/Website bei der neuen Agentur.

Am häufigsten gehen Dinge kaputt, an denen zuletzt gearbeitet wurde. So ist es sinnvoll diese zu kennen. Oft kann man solche Änderungen in einer Versionierungssoftware wie GIT nachvollziehen, aber diese Historie wird nicht immer beim Agenturwechsel mit übergeben. So ist man auf die Infos vom Kunden angewiesen.

Es gibt natürlich viele rechtliche Vorgaben, die zwischen zwei Unternehmen eingehalten werden müssen, aber an der Stelle sind es vor allem zwei Aspekte, die betrachtet werden sollten. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (kurz AV-Vertrag) auf Basis DSGVO zwischen beiden Unternehmen. Und wenn man schon das Wort "DSGVO" in den Mund nimmt, dann sollte auch sichergestellt werden, dass das Projekt/Webseite die aktuellen DSGVO Vorgaben einhält. 

Das ist zwar nicht immer möglich, aber wenn die alten und neuen Entwickler sich für einen Austausch in Verbindung setzen können, erspart dies unter Umständen viel Recherche. So können wichtige ineinandergreifende Mechanismen einfach und schnell erklärt werden, ohne Detektivarbeit im Code leisten zu müssen.