Digitales Büro

Die Digitalisierung bietet vielfältige Möglichkeiten, um die Kommunikation und Kollaboration für Teams in unterschiedlichen Kontexten zu erleichtern: Mobiles Arbeiten, Homeoffice, Telearbeit usw. Die unendliche Zahl an Optionen macht es aber schwer die richtigen Tools für das eigene Ökosystem auszuwählen. Der Vergleich und die Auswahl von Tools sind auch deshalb schwierig, weil alle Anbieter mit unterschiedlichen Begriffen operieren, die aber letztlich ähnliche Funktionen beschreiben.


  • Digital Workplace ist ein Sammelbegriff für die Zusammenführung von verschiedenen digitalen Anwendungen, um die Zusammenarbeit und die Kommunikation am digitalen Arbeitsplatz zu erleichtern. 
  • Social Intranet: Man kann sich einen digitalen Arbeitsplatz auch als erweitertes Intranet vorstellen. Insofern können die Begriffe Digital Workplace, Social Intranet oder Digitaler Arbeitsplatz im Grunde synonym verwendet werden.
  • Kollaborations-Tools sind die einzelnen Tools, die in einem digitalen Arbeitsplatz zur Anwendung kommen. Je nach Infrastruktur kann die proprietäre Software eines kommerziellen Herstellers (z.B. Microsoft oder Google) genutzt werden oder es können Anwendungen von unterschiedlichen Quellen bereitgestellt werden. Typische Kollaborations-Tools sind z.B. Chat-Programme, Videokonferenz-Tools oder Cloud-Software, die ein gemeinsames Bearbeiten von Dateien ermöglicht. 

Wir verwenden den Begriff „Digitales Büro“ als neutralen Sammelbegriff für alle digitalen Anwendungen, die die Kommunikation und die Kollaboration an einem digitalen Arbeitsplatz erleichtern, unabhängig von Ort und Zeit, egal ob in kleinen oder großen Teams, geeignet für Unternehmen, Verbände und alle Arten von Organisationen. Dabei liegt unser Focus auf webbasierten Open-Source-Tools, die wir für unsere Kunden einrichten und betreuen. 

Das digitale Büro erleichtert Ihrem Team die Zusammenarbeit in allen möglichen Kontexten: egal ob im Büro, an verschiedenen Standorten, beim Kunden auf Geschäftsreisen, im Homeoffice – Ihre Mitarbeiter können unabhängig vom Standort jederzeit auf die relevanten Daten zugreifen.

Was sind Ihre Vorteile der Open-Source-Lösung?

Sie bekommen nur das, was Sie auch wirklich nutzen wollen. Sie wollen nur ein internes Chatprogramm aber keine Videokonferenz haben? Kein Problem. Brauchen Sie zusätzliche eine Möglichkeit, um mit Kollegen kollaborativ zu arbeiten? Wir bieten Ihnen Funktionen mit denen man einfach Aufgaben verteilen kann. 

Wir richten uns ganz nach Ihnen und stellen ein individuelles Kommunikationspaket für Sie und Ihr Unternehmen zusammen, das sich ganz einfach erweitern lässt.

Anders, als bei den restlichen Anbietern der Branche, haben Sie mit unserer Open-Source-Lösung durch das eigene Hosting eine sichere und zuverlässige Kommunikation und Zusammenarbeit, egal wo Ihr digitaler Arbeitsplatz ist. Dabei sind Sie nicht von einem Konzernriesen wie Microsoft o.ä. abhängig und behalten stets die Kontrolle über Ihre Daten und Mails.

Gleichzeitig sparen Sie sich mit dem Open-Source-Paket sämtliche monatlich anfallenden Lizenzkosten, die bei kommerziellen Lösungen anfallen würden.

Welche Funktionen bieten Open-Source-Tools?

Der Funktionsumfang von Open-Source-Tools ist praktisch unbegrenzt. Alle Funktionen, die von kommerziellen Anbietern angeboten werden, können in gleicher Qualität durch Open-Source-Software bereitgestellt werden. Zu den meist genutzten Funktionen gehören:

  • Videokonferenzen (Jitsi, Nextcloud)
  • Chat und Instant Messenger (Openfire, Mattermost)
  • Daten-Cloud (Nextcloud)
  • Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten (Nextcloud)
  • Projektmanagement (Redmine, Nextcloud)
  • Social Intranet [TYPO3]

 

Im Gegensatz zu den Giganten Microsoft oder Google stehen hinter den meisten Open-Source-Projekten kleinere und oft lokale Unternehmen. Da die Quellcodes öffentlich sind, bilden sich um die erfolgreichen Projekte starke Communities, die dafür sorgen, dass der Leistungsumfang stetig zunimmt und Datenschutz, Sicherheit und Codequalität gesichert sind. Als Dienstleister helfen wir Ihnen bei der Auswahl, Konfiguration und Implementierung der richtigen Tools, so dass sie mit minimalem Aufwand in sehr kurzer Zeit ein digitales Büro für Ihre Mitarbeiter aufbauen können, das sich anschließend schrittweise erweitern lässt.  

Sie machen Sie also mit Open-Source-Tools niemals abhängig von einem einzigen Anbieter und können jedes Tool separat auswählen oder ersetzen. Dennoch kann eine einheitliche „User-Experience“ bei der Nutzung der Tools sinnvoll und wünschenswert sein. Dazu integrieren wir alle Tools in einer einheitlichen Nutzeroberfläche mit einem einheitlichen Design. Dieses Dashboard bildet die Basis für Ihr digitales Büro, kann aber jederzeit individuell angepasst werden, so dass Sie die Vorteile der Open-Source-Architektur voll ausschöpfen können.

Welche Vorteile bieten Open-Source-Tools gegenüber kommerzieller Software?

Open-Source-Tools sind unendlich vielfältig, bieten die gleiche Qualität wie kommerzielle Produkte und sind in einigen besonders wichtigen Aspekten sogar überlegen:

  • Datenschutz: Open-Source-Tools können in der eigenen Infrastruktur oder in der Cloud gehostet werden. In jedem Fall behalten Sie als Kunde die Hoheit über alle Daten und können den Server-Standort selbst bestimmen. Somit können rechtlichen Risiken oder andere Risiken wie Industriespionage absolut ausgeschlossen werden. Diese Möglichkeit bieten Ihnen die kommerziellen Anbieter meist nicht. 
  • Datensicherheit: Open-Source-Software ist sicher, weil die Quellcodes öffentlich zugänglich sind. Starke Communities sorgen dafür, dass Sicherheitslücken schnell entdeckt und sofort behoben werden. Diese Transparenz ist bei kommerziellen Anbietern nicht gewährleistet.
  • Leistungsumfang: Open-Source-Software ist praktisch für alle Anwendungen und Anforderungen verfügbar. So lassen sich individuelle Ökosysteme für alle Bedürfnisse und jede Art von Unternehmen oder Organisation zusammenstellen.  
  • Erweiterbarkeit: Aufgrund der individuellen Konfiguration der Tools und der Vielzahl der am Markt befindlichen Open-Source-Anwendungen, können neue Funktionalitäten jederzeit in das Ökosystem integriert werden. Wir beraten Sie über die Möglichkeiten und helfen Ihnen bei der Auswahl und Implementierung von neuen Funktionen.  
  • Skalierbarkeit: Die Zahl der Benutzer spielt für Open-Source-Software eine untergeordnete Rolle. Deshalb sind Systeme praktisch unbegrenzt skalierbar, ohne dass die Kosten steigen. Bei der Einrichtung und Konfiguration achten wir lediglich auf die passende Auswahl der Server, damit die Performance jederzeit sichergestellt ist.     
  • Unabhängigkeit: Open-Source-Lösungen sind unabhängig von großen kommerziellen Anbietern. Sie leisten somit auch einen Beitrag zu einer sozialen Nachhaltigkeit. Damit Sie sich als Kunde auf die dauerhafte Verfügbarkeit der Software verlassen können, arbeiten wir ausschließlich mit Lösungen, die sich am Markt bewährt haben und für die sich eine lebendige Community gebildet hat, die die Software laufend weiterentwickelt.
  • Kosten: Die Preise für kommerzielle Kollaborations-Software werden meist pro Benutzer und Monat berechnet. Dazu kommen Beratungs- und Supportkosten durch teure Systemhäuser oder IT-Dienstleister. Bei Open-Source-Software fallen keine Lizenzkosten für die Software an. Die Kosten für die Einrichtung und die laufende Betreuung sind unabhängig von der Zahl der Nutzer. Langfristig können Sie deshalb mit einer Kostenersparnis von ca. 50% im Vergleich zu kommerzieller Software rechnen. 

Warum nicht Microsoft, Google & Co.?

Die Videokonferenz-Tools Zoom, Skype und Teams von Microsoft oder Google Meet sowie viele andere Tools von kommerziellen Anbietern fallen bei Tests von Datenschutzbeauftragten regelmäßig durch. Eine rechtskonforme Nutzung wird ausgeschlossen, weil die Beseitigung gravierende Eingriffe in die Geschäftsabläufe oder die Technologie erfordert. 

Die Datenschutz-Problematik muss praktisch bei allen kommerziellen Kollaborations-Tools beachtet werden und ist nicht auf Software für Videokonferenzen beschränkt. Bei Software von US-Konzernen wissen Sie als Kunde zum Beispiel nicht genau, wo Ihre Daten liegen und wer Zugriff auf die Daten hat. Open-Source-Software lässt sich im Gegensatz dazu bei entsprechender Installation komplett rechtssicher nutzen. 

Und auch in punkto Qualität bewegen sich die Open-Source-Tools auf Augenhöhe. In einem Test der Stiftung Warentest aus dem Frühjahr 2020 erhielt Jitsi die beste Bewertung für Bild und Ton. Jitsi ist im Vergleich zu den Microsoft-Produkten im gewerblichen Bereich auch mit vielen Nutzern dauerhaft kostenfrei und bietet somit auf lange Sicht einen signifikanten Kostenvorteil gegenüber allen kommerziellen Produkten.

Jüngste Berichte zu diesem Thema:

  1. Datenschutz: Teams und Zoom lassen sich nicht rechtskonform nutzen (golem.de)
  2. Video­chat-Programme Test 2020: Das sind die besten Tools (Chip.de)

Welche Tools bieten die Medialen an?

Wir stellen nach einer individuellen Beratung ein Paket für Sie zusammen, das passgenau auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten ist. Wir kümmern uns um die Einrichtung und den laufenden Betrieb des kompletten Ökosystems, so dass Sie selbst nur einen minimalen Aufwand für die Planung und den Betrieb Ihres digitalen Büros haben. Grundsätzlich empfehlen wir einen stufenweisen Einstieg. Wenn Sie mit den wichtigsten Tools starten, können Sie schnell erste Erfahrungen sammeln und dann die Funktionalitäten schrittweise erweitern. 

Unsere meistgenutzten Tools bilden die Basis für ein digitales Büro:

Jitsi für Videokonferenzen 

Jitsi ist eine freie Software für Videokonferezen und Webinare. Die Software kann über einen Internetbrowser ohne Anmeldung und Installation genutzt werden. Es steht eine mobile App für Android und iOS zur Verfügung. Videokonferenzen sind zeitlich unbegrenzt und es können beliebig viele User teilnehmen. 

Funktionen

  •  Konferenzräume können sehr leicht geöffnet werden.
  • Alle Teilnehmer können Bildschirminhalte teilen.
  • Die Teilnehmer können kurze Nachrichten austauschen.
  • Die Teilnehmer können per Handzeichen anzeigen, wenn sie sprechen möchten.
  • Die Teilnehmer können zwischen verschiedenen Darstellungen wählen.
  • Diverse Funktionen für die Moderation von Konferenzen
  • Für die Dauer einer Konferenz kann ein Passwortschutz aktiviert werden.
  • Eine Einwahl per Telefon ist möglich. 
  • Eine statistische Auswertung bestimmter Parameter ist möglich.
  • Konferenzen können aufgezeichnet werden.
  • Konferenzen können per Live-Stream ausgestrahlt werden.

Jitsi Vorteile 

  • Open Source: Datenhoheit beim Kunden

  • Konfiguration im Browser möglich

  • Teinehmerzahl individuell an eigene Bedürfnisse angepasst

  • Länge unbegrenzte Länge

  • Android & iOS

  • Chatmöglichkeiten

  • Sie zahlen nur Hosting und Support

  • Nutzung ohne Registrierung möglich

  • Kein Zugriff durch Dritte

  • Serverstandort beeinflussbar

  • p2p bei Einzelchats

Mattermost für Kommunikation und Chat

Mattermost ist die Open-Source-Alternative für Teams oder Slack. Mit dem Programm können Einzel-Chats oder Gruppen-Chats in verschiedenen Kanälen organisiert werden. Für alle Betriebssysteme stehen Clients zur Verfügung, der Dienst kann aber auch über Web-Browser genutzt werden. Durch die Installation auf einem eigenen Server kann der Datenschutz besser gewährleistet werden als bei proprietären Systemen.

Funktionen

  • Filetransfer
  • Einzel & Gruppen Chats
  • Private und öffentliche Räume
  • Medienübersicht
  • Anpinnen und direktes Antworten

Nextcloud für Daten in der Cloud

Nextcloud ist eine Cloud-Software, die ein kollaboratives Arbeiten mit vielfältigen Daten in der Cloud ermöglicht (z.B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen). Mit Nextcloud stellen wir unseren Kunden einen Rahmen für das digitales Büro bereit, in den sich viele zusätzliche Funktionen integrieren lassen. Per iFrame können auch externe Dienste in die Oberfläche integriert werden, so dass sich Nextcloud zum zentralen Dashboard für das digitale Büro ausbauen lässt.

Funktionen

  • Daten speichern in der Cloud
  • Gemeinsames Bearbeiten von Dateien
  • Umfangreiche Zusatzfunktionen wie Chat, Kalender, Kanban-Board, Umfrage-Tools usw.
  • Externe Dienste können per iFrame eingebettet werden.
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung optional möglich
  • Benutzer- und Rechteverwaltung
  • Verschlüsselung der Daten auf dem Server
  • Dokumente teilen intern und extern (empfangen auch ohne Zugang)

Nextcloud Vorteile

  • Open Source: Datenhoheit beim Kunden

  • Eigenes Hosting

  • Videocall Funktion für kleinere Gruppen

  • Outlookintegration

  • Verschlüsseln von Daten

  • Kolaboratives Arbeiten

  • Serverstandort individuell wählbar

  • Einzel- und Gruppenchats möglich

  • Sie zahlen nur Hosting und Support

Redmine für Projektmanagement

Redmine ist eine webbasierte Open-Source-Software für Projektmanagement. Die Basis bildet ein Ticketsystem zur Verwaltung von Projekten und Aufgaben. Aufgaben können beispielsweise terminiert werden, mit Prioritäten versehen werden, an Nutzer zugewiesen werden und pro Aufgabe kann die die Arbeitszeiterfasst werden. Außerdem stehen für die Projekte Wikis, Diskussionsforen und eine Dokumentenablage zur Verfügung. Mit Hilfe von Plugins können die Funktionen von Redmine fast grenzenlos erweitert werden.

Funktionen

  • Projektmanagement mit Aufgaben 
  • Unbegrenzte Zahl von Projekten und Nutzern
  • Suche nach Projekten, Aufgaben und Nutzern
  • Wiki und Diskussionsforen
  • Eingebautes Repository
  • Rollenbasiertes Berechtigungssystem
  • News und Benachrichtigungen per E-Mail
  • Anpassung der Nutzeroberfläche mit Themes 

TYPO3 für Social Intranet

Im Grunde ist ein Intranet eine Website mit eingeschränkten Zugriffsrechten für die interne Nutzung in einem Unternehmen oder einer Organisation. Beim Social Intranet wird neben der Bereitstellung von Information der Aspekt der Kollaboration stärker in den Vordergrund gestellt. TYPO3 ist ein frei verfügbares Content-Management-System, das insbesondere in Deutschland weit verbreitet ist und von einer starken Entwicklergemeinschaft vorangetrieben wird. Für TYPO3 gibt es ca. 5.000 Erweiterungen, so dass sich mit TYPO3 individuelle Websites und Intranets mit einer riesigen Bandbreite an Funktionen aufbauen lassen.

Über diese beschriebenen Tools hinaus gibt es eine Vielzahl von Anwendungen, die wir je nach Anforderung individuell für Sie zusammenstellen können. Über die Technologie LDAP können wir die einzelnen Funktionen und Tools miteinander verknüpfen, um den Komfort bei der Anmeldung zu erhöhen. Und nicht zuletzt können wir die Oberflächen der Tools so anpassen, dass sich die Anmutung Ihres digitalen Büros nahtlos in das Corporate-Design Ihrer Firma oder Organisation einfügt.

Die entscheidenden Fragen bei der Planung des digitalen Büros sind letztlich die strategischen Fragen: Was wollen Sie erreichen? Welche Prozesse möchten Sie vereinfachen? Wo macht Digitalisierung Sinn? Sobald diese Fragen geklärt sind, unterstützen wir Sie bei der konkreten Planung und Implementierung des passenden Setups.

Welche Tools sind für mich sinnvoll?

Diese Frage kann pauschal ohne individuelle Beratung nicht beantwortet werden. Wir empfehlen folgende Vorgehensweise: Definieren Sie zunächst Ihre Anforderungen. Welche Kommunikationsprozesse möchten Sie verändern? Wo können Abläufe aus Ihrer Sicht sinnvoll digitalisiert werden? Auf Basis dieser Vorüberlegungen definieren wir zusammen mit Ihnen im Beratungsprozess ein passendes Paket, mit dem Sie starten können. Dieses Paket können wir danach für Sie in weiteren Iterationen mit wachsender Erfahrung schrittweise anpassen, verändern und erweitern.

Welche Leistungen bieten die Medialen?

Wir unterstützen Sie umfassend beim Aufbau Ihres „Digitalen Büros“.  Angefangen bei der umfassenden Beratung mit der Auswahl des passenden Software-Pakets über die Implementierung des kompletten Systems bis zur Schulung Ihrer Mitarbeiter und der anschließenden Betreuung inklusive Service und Support. Unser Ziel ist, dass Sie selbst nur ein Minimum an Zeit und Ressourcen investieren müssen. Der Aufbau eines digitalen Büros mit Open Source ist deshalb für Sie nicht aufwändiger als die Auswahl und Implementierung eines kommerziellen Systems. Aber Sie behalten Ihre Daten in der Hand und sparen langfristig viel Geld.

Wie ist die Vorgehensweise der Medialen?

Zum Start des Beratungsprozesses bitten wir Sie darum Ihre Anforderungen zunächst schriftlich zu formulieren. Diese Anforderungen besprechen wir persönlich in einem Briefing-Gespräch. Bei größeren Unternehmen oder Organisationen spezifizieren wir die Anforderungen in einem Workshop. Auf Basis der Anforderungen können wir dann ein individuelles Setup von passenden Tools zu einem digitalen Büro zusammenstellen. Nach Klärung aller Detailfragen implementieren wir alle Funktionalitäten und schulen Ihre Mitarbeiter in der Nutzung des Systems. Unser Support-Team übernimmt anschließend die laufende Betreuung mit allen Leistungen, die wir zuvor individuell vereinbaren (z.B. Updates, weitere Schulungen, Pflege von Daten, telefonischer Support usw.) 

Welche Referenzen haben die Medialen?

Die Medialen GmbH ist eine inhabergeführte Digital-Agentur für Webdesign, Webentwicklung und Online-Marketing. Unser technischer Fokus liegt auf der Umsetzung von Open-Source-Lösungen auf Basis von PHP-Technologien. Dazu gehören Content Management-Systeme wie TYPO3 oder Wordpress, E-Commerce-Lösungen mit Shopware oder Magento und Kommunikations-Lösungen für das digitale Büro. Wir stehen für nachhaltige Digitalisierung. Das bedeutet, dass unsere digitalen Lösungen ökologisch, sozial und ökonomisch nachhaltig sind. In diesem Sinne betreuen wir seit 2003 mehr als 300 internationale Konzerne, mittelständische Unternehmen, Stiftungen, Verbände, öffentliche Einrichtungen und andere Organisationen.

Unsere Referenzen

Wie lange dauert die Implementierung eines digitalen Büros?

Wir können ein individuell für Sie zusammengestelltes digitales Büro innerhalb von 4 Wochen für Sie aufbauen: 

  1. Woche: Definition der Anforderungen, Briefing-Gespräch 
  2. Woche: Planung und Vorschlag für Ihr Paket
  3. Woche: Klärung von Detailfragen und Beauftragung
  4. Woche: Implementierung und Konfiguration

Selbstverständlich hängt der tatsächliche Zeitplan stark von Ihren internen Abläufen und Wünschen ab. Wir empfehlen aber grundsätzlich eine iterative Vorgehensweise. Starten Sie mit den Tools, die Sie auf jeden Fall brauchen und die Ihnen den größten Vorteil bringen. Dieser erste Schritt kann sehr schnell erfolgen. Anschließend können wir das System schrittweise verändern, ergänzen und erweitern.  

Wo liegen meine Daten?

Bei allen Open-Source-Lösungen behalten Sie in jedem Fall die Hoheit über Ihre Daten. Je nach betriebsinterner Anforderung können die Daten in der eigenen Infrastruktur gehalten werden oder werden auf Servern gehostet, die wir in Abstimmung mit Ihnen auswählen und betreuen. Domains und Subdomains, die Sie bisher schon verwenden, können auf Wunsch übernommen werden. Der Server-Standort ist grundsätzlich frei wählbar. Für deutsche Unternehmen und Organisationen empfehlen wir einen Server-Standort in Deutschland.

Wenn Sie die Tools in Ihrer eigenen Infrastruktur hosten möchten, ist das grundsätzlich möglich. Wir klären in diesem Fall zusammen mit Ihrer IT die Anforderungen, die die einzelnen Funktionen an die Performance der Server stellen. Gegebenenfalls bauen wir das Setup so auf, dass bestimmte Teile in der eigenen Infrastruktur liegen und Anwendungen mit erhöhten Anforderungen auf externen Cloud-Servern. In jedem Falle berücksichtigen wir Ihre spezifischen Anforderungen mit individuellen Lösungen.

Welche Aufwände, Kosten und Schritte kommen auf mich zu?

Die Kosten für den Aufbau eines digitalen Büros mit Open Source liegen langfristig um bis zu 50 % niedriger als bei Nutzung von kommerzieller Software. Die Kosten für unsere Lösungen sind unabhängig von der Zahl der Nutzer und die Kostenmodelle können individuell vereinbart werden. Wir bieten in der Regel zwei Modelle an: Sie zahlen einmalig für die Planung und Implementierung eines Systems und anschließend nur noch die Kosten für Hosting, Updates und Support. Alle weiteren Leistungen werden in diesem Falle individuell vereinbart. Oder Sie zahlen eine monatliche Pauschale für eine bestimmte Laufzeit, bei der alle Leistungen inkludiert sind: Planung, Aufbau, Konfiguration, Schulung, Hosting, Updates und Support. Die konkreten Kosten berechnen wir für beide Modelle individuell anhand Ihrer spezifischen Anforderungen.    

Mit welchem Aufwand muss ich rechnen?

Wir möchten, dass der Aufbau eines digitalen Büros mit Open-Source-Tools für weniger aufwändig ist als die Auswahl und Nutzung eines kommerziellen Systems. Deshalb übernehmen wir die Arbeit für Sie. Wir bitten Sie lediglich Ihre Anforderungen im ersten Schritt schriftlich zu formulieren. Bei Bedarf moderieren wir einen Workshop, um die Anforderungen genauer zu spezifizieren, Lösungsmöglichkeiten aufzuzeigen und offene Fragen zu klären. Anschließend schnüren wir das für Sie zugeschnittene individuelle Paket. Nach Beauftragung kümmern wir uns komplett um die Einrichtung, die Konfiguration, die Schulung der Mitarbeiter und den laufenden Betrieb des Systems.   

Wer ist mein Ansprechpartner?

Nach der Beauftragung bekommen von uns einen festen Ansprechpartner, der Sie durch den kompletten Einführungsprozess von der Planung bis zur Implementierung begleitet. Anschließend wird Ihr digitales Büro von unserem Support-Team betreut, das Ihre Fragen im laufenden Betrieb mit großer Zuverlässigkeit und kurzen Reaktionszeiten beantworten kann.

Was muss ich als nächstes machen?

Melden Sie sich einfach telefonisch, per E-Mail oder per Kontaktformular bei uns. Wir klären dann gerne persönlich und unverbindlich Ihre Fragen und können die nächsten Schritte gemeinsam besprechen.

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